Digitale Zusammenarbeit
Ersetzendes Scannen

Gehen Sie mit Ihren Mandanten den nächsten Schritt in der Digitalisierung: Das Ersetzende Scannen ermöglicht, dass Ihre Mandanten originale Buchungsbelege zukünftig nicht mehr in Papierform aufbewahren müssen. Bieten Sie Ihren Mandanten eine Verschlankung der Ablage unter Einhaltung aller Aufbewahrungspflichten.

Ablauf der Archivierung beim Ersetzenden Scannen

Die wesentlichen Grundlage haben die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) und der Deutsche Steuerberaterverband e. V. (DStV) mit der im Berufsrechtlichen Handbuch veröffentlichten Muster-Verfahrensdokumentation zum Ersetzenden Scannen von Buchungsbelegen geschaffen. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) unterstützen zusätzlich durch klarstellende Ausführungen den Prozess des Ersetzenden Scannens von Buchungsbelegen.

Voraussetzungen für das Ersetzende Scannen

• Verfahrensdokumentation, in der die Prozesse vom Eingang des Papierbelegs über den Scanvorgang bis hin zur Vernichtung dokumentiert sind
• Archivierungssoftware, für eine unveränderbare Speicherung der Belege über die Aufbewahrungsfrist, wie z. B. DATEV Unternehmen online

Mehr zu den Voraussetzungen für das Ersetzende Scannen und zur zukünftigen Prozessgestaltung beim Mandanten erfahren Sie im Video.

Video: Ersetzendes Scannen mit DATEV