AKTUELLES
Beratungshighlights - Verfahrensdokumentation

Um was geht es?

Die sog. "Verfahrensdokumentation" ist unter Steuerberatern schon länger ein Thema, wurde bisher aufgrund vager und nicht detailliert beschriebener Vorgaben seitens der Finanzverwaltung im Leistungsportfolio des Steuerberaters eher vernachlässigt. Erfahrungen aus ersten Betriebsprüfungen zeigen jedoch, dass Finanzämter neben der Suche nach materiellen Fehlern nunmehr auch den Verstoß gegen formale Verwaltungsvorschriften zum Anlass für die Verwerfung der Buchführung oder die Vornahme von Hinzuschätzungen nehmen. Das ist für den Prüfer von Vorteil, da formelle Mängel sehr schnell und einfach festgestellt werden können- insbesondere dann, wenn die nach den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) geforderte Verfahrensdokumentation unvollständig ist oder sogar komplett fehlt.

Was kann passieren?

Stellt der Betriebsprüfer formale Buchführungs-, Aufzeichnungs- und/ oder Aufbewahrungsmängel fest kann dieses zur Verwerfung der Buchhaltung und zur Schätzung der Besteuerungsgrundlagen führen. Bei fehlender Verfahrensdokumentation muss der Steuerpflichtige die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung nachweisen. Das ist in der Regel schwierig, wenn es zwar gelebte Abläufe gibt, diese aber nicht (ausreichend) dokumentiert sind.

Ein aktuelles Urteil des FG Münster zeigt die drohende Gefahr für künftige Betriebsprüfungen. In diesem Gerichtsprozess wurde zwar nicht über die Verfahrensdokumentation geurteilt , aber die in dem Urteil getroffenen Feststellungen haben einen allgemeingültigen Charakter. Schon die im Urteilsfall fehlenden (Kassen-) Protokolle seien Grund genug für eine Schätzung, meint das Finanzgericht: „Bei der Nutzung programmierbarer elektronischer Kassensysteme stellt das Fehlen der Programmierprotokolle einen gewichtigen formellen Kassenführungsmangel dar, der jedenfalls bei bargeldintensiven Betrieben zu Hinzuschätzungen berechtigt“.

Was muss nachgewiesen werden?

Ziel der Verfahrensdokumentation ist es, die organisatorischen und technischen Vorgänge im Unternehmen so darzustellen, dass es einem Außenstehenden (z.B. Betriebsprüfer) möglich ist, ein ausreichendes Verständnis der Verfahrensabläufe und der dafür eingesetzten Programme zu erlangen. Dabei reicht es nicht aus, dass einzelne Prozesse, wie die Digitalisierung von Eingangsrechnungen, beschrieben werden. Vielmehr geht es um die Darstellung der Verarbeitung aller im Unternehmen zu verarbeitenden Informationen, beginnend bei der Entstehung über die Verarbeitung, der Speicherung, bis hin zum Wiederfinden und der Auswertbarkeit sowie der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung der gespeicherten Informationen.

An diesem Maßstab muss sich jede Verfahrensdokumentation vom Einzelunternehmen bis zum Großkonzern messen lassen.

Was können wir als Ihr Steuerberater tun?

Es wird in künftigen Betriebsprüfungen unzweifelhaft vermehrt die Frage nach einer Verfahrensdokumentation kommen. Liegt diese nicht vor geben Sie dem Prüfer alle Möglichkeiten an die Hand, Ihre Buchhaltung in Zweifel zu ziehen. Gerne berät Sie unser auf die Analyse Ihrer internen Geschäftsprozesse spezialisiertes Beratungsteam und erstellt in enger Zusammenarbeit mit Ihnen eine auf Ihre Besonderheiten abgestimmte Verfahrensdokumentation. Und ganz nebenbei straffen wir Ihre internen Abläufe und sorgen somit dafür, dass Sie aufgrund Ihrer hervorragenden internen Organisation mehr Zeit für die schönen Dinge im Leben haben.